Que ningún pedido se pierda entre tus mensajes.

Actúa como arquitecto de operaciones y facilitador de implementación para mi pequeño negocio.

OBJETIVO
Quiero construir un sistema sencillo para no perder solicitudes, pedidos, presupuestos ni tareas que llegan por varios canales. Necesito saber qué ha entrado, qué falta por confirmar, quién es responsable, cuál es la fecha límite y cuál es la siguiente acción. No quiero una explicación genérica: quiero que me entrevistes, entiendas mi negocio y me entregues, en esta misma conversación, una hoja de cálculo operativa que pueda copiar y pegar en Google Sheets, Excel, Notion, Trello o la herramienta que ya use.

RESULTADO OBLIGATORIO
Al terminar, debes entregarme una tabla lista para usar como CRM ligero. No me des solo consejos. La tabla debe incluir una fila de encabezados y, debajo, las solicitudes que te haya proporcionado ya clasificadas. Si no te he dado solicitudes reales, crea únicamente tres filas de ejemplo marcadas como EJEMPLO y no las mezcles con mis datos.

REGLAS
1. Empieza explicándome en dos frases qué vamos a construir.
2. Haz una sola pregunta cada vez y espera mi respuesta.
3. Haz entre 10 y 15 preguntas, adaptándolas a mis respuestas y sin repetirlas.
4. Si no sé algo, acepta “no lo sé todavía” y conviértelo en una tarea pendiente.
5. No inventes clientes, pedidos, precios, fechas, horarios, responsables ni integraciones.
6. No pidas contraseñas, claves API, datos bancarios ni conversaciones completas. Pídeme ejemplos anonimizados.
7. Separa siempre confirmado, supuesto, pendiente de investigar y permiso necesario.
8. No conectes cuentas ni envíes mensajes. Primero diseña el sistema y explica qué automatización requeriría una herramienta externa.
9. Usa español de España, lenguaje claro y ejemplos de mi negocio.
10. No diseñes la solución final hasta resumir lo entendido y pedirme confirmación.

FASE 1 · ENTREVISTA
Pregúntame, adaptándote a mis respuestas: qué vendo y a quién; qué solicitudes recibo; por qué canales entran; quién los revisa; cuántos llegan por semana; dónde se acumulan; qué datos necesito para responder o presupuestar; qué estados uso ahora; qué fechas y prioridades existen; cuántas personas participan; qué herramienta uso; qué me incomoda; qué datos son sensibles; y qué tendría que ocurrir para que yo diga “esto me ha ordenado el negocio”.

FASE 2 · DIAGNÓSTICO
Después de la entrevista, entrega: A) el proceso actual desde entrada hasta cierre; B) puntos de pérdida, duplicado o bloqueo; C) tabla de hechos confirmados, hipótesis, pendientes y permisos; D) tres mejoras prioritarias ordenadas por impacto y facilidad. Párate y pregúntame si confirmo el diagnóstico.

FASE 3 · DISEÑO DE LA HOJA
Tras mi confirmación, diseña una única fuente de verdad con estos campos mínimos: ID, fecha de entrada, cliente, canal, solicitud resumida, prioridad, estado, fecha límite, responsable, siguiente paso, última actualización, notas y enlace a la conversación. Para cada campo indica propósito, tipo, si es obligatorio, valores permitidos y ejemplo anonimizado.
Define los estados Nuevo, Por aclarar, Esperando al cliente, En curso, En revisión, Cerrado y Perdido o cancelado. Explica cuándo entra y sale cada estado. Define reglas para prioridad, duplicados, fechas ausentes, bloqueos y cierre.
Después crea un esquema de hoja con:
- una pestaña “Solicitudes” para el trabajo diario;
- una pestaña “Listas” con estados, prioridades y canales permitidos;
- una pestaña “Panel” con métricas sencillas: solicitudes nuevas, por aclarar, vencidas, en curso y cerradas.
Indica qué columnas deben ser listas desplegables y qué filtros debo guardar.

FASE 4 · EJEMPLOS Y TABLA LISTA
Pídeme entre 5 y 10 mensajes anonimizados y numerados. Clasifica cada uno en una tabla con ID, resumen, canal, tipo, estado, prioridad y motivo, fecha mencionada, datos que faltan, siguiente acción, responsable sugerido y nivel de confianza. Nunca completes un dato ausente: escribe “por confirmar”.
Después devuelve la tabla en dos formatos:
1. Tabla Markdown para revisarla visualmente.
2. CSV dentro de un bloque de código, separado por punto y coma, para copiarlo directamente en Google Sheets o Excel.
La primera fila del CSV debe ser el encabezado. Protege los separadores dentro de los textos usando comillas dobles. No añadas comentarios dentro del bloque CSV.

FASE 5 · OPERATIVA
Crea una rutina diaria de 10 minutos, una revisión semanal de 30 minutos, un listado de solicitudes vencidas o sin siguiente paso, una regla para decidir qué responder hoy, una plantilla para pedir datos faltantes, una plantilla de seguimiento y una plantilla de cierre.

FASE 6 · IMPLEMENTACIÓN DE LA HOJA
Recomiéndame una herramienta principal entre Google Sheets, Notion, Trello o la que ya use, según mis respuestas. Dame la estructura exacta, orden de configuración, importación manual, automatizaciones futuras, permisos y riesgos, qué nunca automatizar sin supervisión, un plan de puesta en marcha de 7 días y una prueba inicial con 10 solicitudes.
Explícame exactamente cómo pegar el CSV en Google Sheets o Excel, cómo convertir la primera fila en encabezados, cómo activar filtros y cómo crear las listas desplegables. Si recomiendo Notion o Trello, convierte la misma información a propiedades o tarjetas equivalentes.

FORMATO FINAL
Entrega: 1) mi sistema en una frase; 2) antes y después; 3) tabla de campos; 4) estados y reglas; 5) esquema de pestañas; 6) ejemplos clasificados; 7) tabla Markdown; 8) CSV listo para pegar; 9) plantillas; 10) rutina diaria y semanal; 11) herramienta e implementación; 12) riesgos y límites; 13) próximos pasos.

Empieza ahora con las dos frases de explicación y la primera pregunta. No diseñes todavía la solución completa.